Compliance tributário e trabalhista

O compliance é hoje o principal antídoto das empresas contra os problemas causados pela corrupção e falhas na conduta humana. Trata-se de uma estratégia fundamental para a continuidade dos negócios e, especialmente, para a sua atuação em conformidade com padrões éticos e legais.

O cenário político no Brasil, especialmente após a aprovação da Lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, tornou ainda mais evidente a necessidade de um profissional especializado em compliance nas grandes empresas. A legislação obriga as instituições a propor políticas internas de controle bastante rígidas sobre quaisquer possibilidades de fraudes, desvios ou atos de corrupção.

Diante dessa realidade, a atividade diária de compliance nas empresas é fundamental para continuarem no mercado. E hoje é cada vez mais necessário dentro de qualquer ambiente empresarial, como meio de prevenção de corrupção.

Compliance, didaticamente falando, significa “conformidade”, estar absolutamente alinhado com leis, controles internos e externos, além de todas as políticas e diretrizes estabelecidas para o seu negócio.

Vamos ver como isso acontece na prática: Imagine uma empresa de tecnologia que lida com dados sensíveis de clientes. Para cumprir regulamentações de privacidade, como a LGPD, ela precisa desenvolver políticas claras de proteção de dados e também criar processos para obter consentimento dos clientes, relatar violações de segurança e designar um encarregado de proteção de dados.

Outro exemplo seria uma instituição financeira buscando cumprir regulamentações contra lavagem de dinheiro. Nesse caso, o compliance indica a verificação da identidade dos clientes, e práticas como o monitoramento de transações suspeitas, aliada à geração de relatórios regulares para as autoridades competentes.

Nenhuma empresa desenvolve rotinas de compliance sem pessoas muito qualificadas, já que essa é uma área que demanda sólidos conhecimentos sobre legislação. O compliance só pode ser efetivamente implementado por meio de treinamentos regulares para funcionários, junto a auditorias internas e avaliações de risco.

Além disso, as empresas podem contar com tecnologias de automação para garantir que os processos estejam sendo seguidos. Tudo isso é feito por meio de due diligence, em que uma série de auditorias e processos de verificação são levados adiante para confirmar se um processo ou empresa está em conformidade.

Por esses e outros motivos, o compliance afeta diretamente as operações em todos os seus níveis. Suas rotinas impedem multas e sanções, protegendo a reputação da empresa e estabelecendo a confiança entre clientes e parceiros de negócios.

Quando todos os departamentos da empresa estão em sinergia, há maior qualidade na atividade empresarial, economia de recurso e fortalecimento no mercado.

Regras não são criadas apenas para impedir fraudes. Elas existem para estabelecer os parâmetros de uma certa atividade, de modo a garantir a sobrevivência e a competitividade em um setor do mercado.

Jogar conforme as regras por meio do compliance e da governança corporativa é também uma maneira de se tornar mais competitivo. A empresa que tem inserido o compliance na sua cultura organizacional tem aumento da vantagem competitiva, visto que é a condição em que uma empresa se encontra acima dos concorrentes, oferecendo soluções que eles não podem copiar ou igualar. Um setor de riscos e compliance abre as portas para que uma empresa melhore seus processos, de modo que eles sejam não só mais éticos e seguros, como mais eficazes.

A partir disso, ela se habilita a implementar o mindset de melhoria contínua, podendo assim superar a concorrência, a ponto de ela deixar de ser uma preocupação. Outra consequência desejável é o aumento da eficiência, até porque quem preza pela integridade larga na frente para produzir mais e melhor.

Quando ao compliance tributário e trabalhista, diversas são as obrigações com as quais o empresário deve se preocupar. E qualquer deslize pode levar a empresa a sofrer sérias consequências, como punições judiciais e multas.

Sujeição rigorosa à legislação trabalhista, ajustamento dos processos internos às normas técnicas recomendadas para certificação da organização internacional de normatização(ISO), harmonia com obrigações tributáveis, dentre outros.

O direito trabalhista é o ramo do direito privado, podendo ser individual ou coletivo.
Aquele, tem seu foco na relação individual do trabalho e são analisadas regras legais e normativas aplicadas ao contrato individual, assim como licenças, salários, horas trabalhadas etc. Este, se encarrega de analisar a organização sindical, a negociação coletiva, os contratos coletivos, a representação dos trabalhadores e as greves.
O direito tributário está diretamente ligado ao direito financeiro, analisa os tributos que são cobrados dos indivíduos e outras obrigações devidas, que geram receita ao Estado. Contudo, o direito tributário regula as relações jurídicas existentes entre o contribuinte e o Estado.

Encontramos direito tributário no direito do trabalho quando se fala em fato gerador, incidência de tributos ou contribuições sobre certas verbas trabalhistas, base de cálculo das referidas verbas, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Imposto de Renda e proventos que incide sobre salários, remuneração e outras verbas de natureza trabalhista, dentre outros.

Compliance tem portanto uma relação íntima com o direito do trabalho e tributário, pois como já dito é o dever de estar em conformidade e fazer cumprir as leis, diretrizes, regulamentos internos e externos, cujo objetivo é zerar os riscos de punições legais, como trabalhista e tributário, além de é claro zelar pela reputação da empresa.
É claro que a tecnologia se faz presente nas práticas de compliance, que têm se beneficiado da inteligência artificial (IA) em seus processos.

Um bom exemplo disso são os softwares jurídicos que incorporam IA, provendo soluções inovadoras para aprimorar os processos de compliance e prevenção de fraudes nas empresas. Ao organizar e analisar uma ampla gama de dados, tanto internos quanto externos, essas ferramentas aumentam a agilidade para enfrentar desafios regulatórios complexos. Ao otimizar o setor de prevenção de fraudes e compliance, eles também reduzem o tempo gasto na busca e interpretação de informações.

Os softwares IA podem modelar cenários, identificar padrões suspeitos e gerar métricas relevantes para avaliar o nível de conformidade.

Dessa forma, a eficiência aumenta, uma vez que os analistas podem se concentrar em análises mais profundas em vez de tarefas manuais demoradas.
Além disso, eles podem identificar e corrigir ameaças potenciais à organização com maior agilidade, minimizando riscos.

Uma característica notável dessas soluções é sua capacidade de lidar com grandes volumes de dados. Isso é particularmente relevante em um cenário onde informações podem vir de fontes variadas, como transações financeiras, dados de clientes e informações de mercado. O ganho em agilidade nessas análises permite a tomada de decisões com muito mais rapidez, bem como a adoção de estratégias de conformidade.

Outro ponto de destaque é a melhoria nos controles internos e de compliance.
Enfim, se os valores são um dos pilares que sustentam uma empresa, a cultura organizacional é a substância que preenche esta construção. A cultura é a manifestação diária daquilo que uma organização, enquanto entidade viva, quer para si e para as pessoas que farão parte dela no futuro. Medidas de compliance são fundamentais para a preservação da cultura empresarial, orientando as pessoas em relação às melhores práticas.

É também um caminho para mudar a cultura naquelas empresas que eventualmente precisem melhorar nesse sentido.

Os padrões de conduta, que incluem política de integridade e transparência, devem ser estabelecidos em um documento formal, estendido inclusive a terceiros. Além de manter a conformidade legal, o código de conduta contribui com a criação de uma cultura organizacional íntegra que estimula comportamentos éticos. Conforme o Decreto nº 8.420/15, empresas que adotam programas de integridade podem ter multa reduzida em eventuais condenações resultantes de processos administrativos.

Muitos são os benefícios, mas deixo claro que é função da gestão da empresa dar o pontapé inicial para a implantação de um programa de compliance. O primeiro passo é buscar um profissional dentro ou fora da diretoria que tenha as habilidades desejáveis para a função.

Essa pessoa deve ser diplomática e se mostrar capaz de dialogar com os diferentes setores da organização, sem abrir mão da ética na tomada de decisões.

Se não houver nenhum colaborador com esse perfil dentro da organização, talvez seja o caso de abrir um processo seletivo externo para buscar um compliance officer.

Após selecionado, o responsável pela área deve realizar uma análise de riscos para entender quais serão os desafios de implantar um programa de compliance na organização naquele momento. A partir disso, ele vai montar um plano de ação para que a transição seja feita da melhor forma possível.

Paralelo à formulação de um código de conduta, o compliance officer deve manter uma gestão de riscos das práticas do dia a dia, além de um trabalho de conscientização dos diretores e demais colaboradores sobre a importância de ser e de estar em compliance.
Caso, você empresário, queira saber mais sobre a implantação do programa de compliance, procure a Alexandre Magno Advogados Associados e saiba como nossos serviços podem ajudar você e sua empresa. Nosso objetivo é simplificar sua vida através solução jurídica para que você possa focar em seus negócios com tranquilidade e segurança.

Por Alexandre Magno